とあるインフラエンジニアの日常

インフラ、ネットワークに囲まれた日常をつらつらと書いていきます。時々旨い酒

IT勉強会で懇親会をするとき気をつけること

勉強会 酒 懇親会

これまで、江戸前セキュリティ勉強会やまっちゃ445勉強会を中心に、IT勉強会で懇親会の担当をする機会に多く恵まれてきました。
その中で、懇親会を企画する際に、気をつけたほうがいいと思ったこと、これまでうまくできなかったことを、
参画から5年（もうすぐ6年）の節目で、一度まとめておきたいと思います。
色々と教えて頂いたid:ripjyr id:vulcainに多謝！

予約者数

  • 勉強会参加者の6割が入る箱を探す
    • (9/23追記)上記人数は規模に応じて想定割合は変更する。上記の数字は勉強会出席者が100人の場合の想定
    • (9/23追記)下記は一例（勉強会参加者が多いほど人数が読みづらいけど、多いほど懇親会出席率は低くなる傾向があると思う）
      • 勉強会参加者＜ 70人 →　0.7-0.8
      • 勉強会参加者＞ 100人 → 0.55くらい(少し少なめ）
  • 当日になってキャンセルが出るのは日常。経験則では5-10%程度
    • (9/27追記)事前にリマインダを送付して、当日キャンセルを防ぐ
      • 忘れている人、予定が変わった人は往々にして発生するので
      • 特に、年度末は予定外タスクが発生してドタキャンが多いので注意
      • できれば、1週間前,直前の2回くらい送付しておくと良い
    • 最初は、勉強会参加者数＊0.6＊0.85くらいの人数で席を予約、少し様子を見てから人数を増やすようにしている
    • お店のご厚意で、懇親会Z日前までなら人数減OKの場合は、逆に勉強会参加者数＊0.6＊0.9で予約して、ギリギリまで人数を調整している

会場の選定

  • チェーン店はなるべく使わない。使ってもあまり大規模展開していない店を選ぶ（話題性に欠ける）
  • 会場からの移動距離がなるべく少なく、道がわかりやすい店舗が好ましい
  • 上記のような都合の良い店舗がない場合は、地図を配布するなどフォローしきれるか検討する

会費の設定

  • 最初の提示額は高めにしておく。そして、後述の交渉で安くできそうならあとから安く修正する
    • じゃないと、参加者をがっかりさせてしまうので・・・・
  • 社会人が普通の宴会に、気前良く出せる限界は4000円が上限（だと思っています）
  • 下記などの無料枠を設定するのであれば、その上で計算する
    • 講師無料（大人数でまかないきれない場合は、勉強会本編と予算調整）
    • 会場提供無料枠（何人まで？）
  • 学生割引は、学生出席率に応じて検討。回数を重ねれば大体学生参加率がわかるのでそこから算出
    • 最低でも1000円引きになるように配慮したいと個人的には思っている。
  • ドタキャン率も、回数を重ねることで大体わかってくるので、ざっくり算出

予約するとき確認すること

  • 最小催行人数/最大収容人数

    • よほど小規模じゃなければ、最大収容人数のほうを気にしたほうが良い。
    • 人数が増えた時に何人まで受け入れてくれるか？というのが重要
    • 最少催行人数は人数が少ない場合、貸切の場合は会の実施に関わるので重要

  • いつまでに人数確定が必要か

    • 良心的な店舗だと、いえば、前日まで待ってくれることがあるので粘り強く交渉
    • 逆にあっさり”前日でもいいっすよ”の店舗は、いい店か怪しい店かのどちらか

  • 会場/飲み放題の時間

    • 会場は何時間制？
      • 2.5h以上やってくれる店舗を優先
    • 飲み放題のラストオーダーは？（30分前？1時間前？）
      個人的には、会場の時間がながければ、飲み放題のラストは少し早めでもいいと思っています。　　 (参加者は飲みに来ているのではなく、参加者間の交流を楽しみに来ているので）

  • 予算

    • クーポン使用の可否
    • 個人的には、クーポン使わないからAAAA円でやってよ！って交渉するのが好き
    • それでもどうしても予算を超えるようなら、1品少なくしてでも安くして！っていうと案外成功する

  • 当日人数減があった場合

    • ”飲み放題だけキャンセル”ができるか交渉。良心的な店舗なら事前に言えばやってくれる事が多い（無理でも恨まないこと）

  • 店舗内の内装/キャパシティ

    • 店舗内に壁や柱がないか？（参加者が交流するために妨げになる）
    • 別の部屋や離れ小島ができたりしないか？
      • 貸切の場合は特に注意。孤立する参加者が発生したら、どんなに良くても、会として終わってると思う
    • 人数に対して適度に移動するスペースがあるか？
      • 大体参加者に対して1.1倍の座席があると動きやすい。
      • ネットでも最大収容人数をチェックすること。意外とぐるなびに載っている
      • 電話の店員は"80人まではいる”と言いながら、実は70人席ということがあったので、、、、
  • 喫煙席の設置
    • 喫煙者がいる場合、席の換気扇が近くにあるか確認する

当日（懇親会前）のワーク

  • 受付/会計係にお願いして、出席者の集計をお願いする
  • マイクを持って、当日追加したい人がいないかアナウンスする
    • 大体、勉強会の中盤の休憩あたりで締め切って以降の対応をする
  • 人数が最終確定したらお店に連絡を入れる
    • 予約数より減ってしまった場合は、言い訳せず素直にごめんなさいを言う。その上で、飲み放題だけcutができないか交渉（無理なら素直に諦める）
    • 予約数より増えるときは、ハコの最大数を超えないか確認する
      • 最大人数を超えた場合は、狭くなってもいいから椅子などを出してもらえないかお願いする
      • 追加分がコース自体の追加になるのか、それとも、飲み放題だけ追加なのか確認
  • 遅れそうなとき/早く着きそうなときはお店に連絡する
    • 間が持たないときは、一度解散して再度集合してもらう
  • 会場への先導（集合場所と出発時間を決めてアナウンス）

懇親会中

  • (9/23追記）必ず、懇親会開始前に人数をカウントする
    • 迷子対策
    • 受付でカウントミスしている可能性もある（会計時にびっくりはまずいので、開始前に確認して対応を検討）
  • 喫煙者は喫煙席に固まってもらう
    • 個人的には気にしませんが、気にする人は気にするので・・・・
  • 話したことない人と話す！
  • 出来る限り全体を周って、いろんな人と顔見知りになる
  • 初めましての空気を出している人は、空気を読まず常連さんと間をとりもってみる
    • 孤立。絶対ダメ
  • キャンセル率が低かった等で金額に余裕があったら、デザートをおまけに注文する（可能なら）
    • あまり多額をプールすると取り扱いに困る、というのもあるので・・・・

会計～懇親会終了

  • 領収書の宛名は事前に調べておく
  • 会計は担当1名でやらず、なるべく2名で実施（幹事も飲んでるパターンが多いのでダブルチェックのために）
  • 会計後は、店員さんに大人数を対応してもらったことにお礼
  • 終了後は、落とし物がないか机のした、椅子の下チェック！（時々あるので・・・・）
  • 退店時は、改めて対応してくれた店員さんにお礼

後日処理

  • 何人の人が参加したのか？何人の人が欠席したのか？
    • 集計して、次回以降の会費設定の参考にする（主に当日キャンセル率）
  • twitter, facebookのハッシュタグでの反応は？
    • 叱咤の声があったら、次から直せばよい！

参考

d.hatena.ne.jp

9/23追記

この記事を読んでいただいてありがとうございます。想定の100倍くらい反響があって驚いています。
まさかsmartnewsやgunosyに自分の記事が載る日がこようとは・・・・・（汗
ブックマークのコメント等で頂いたご指摘から、今の自分がお返しできる内容について、追記の形で記載しました。
今後共、PDCAを繰り返して記事にもコミットしていきたいと思います。どうぞ宜しくお願いします